Interprétation de conférence à distance – Notre retour d’expérience

En cette période de crise sanitaire et d’incertitude quant à la sortie des consignes sanitaires restrictives, les rencontres en présentiel sont reportées ou annulées. A plus forte raison quand il s’agit de réunir un public venant de plusieurs pays et nécessitant la traduction des interventions par des interprètes. Des solutions techniques sont mises en avant pour permettre de réaliser des réunions multilingues 100% en ligne, en gardant une communication fluide et une interprétation de qualité, exécutée par des interprètes qualifiés dans des conditions favorables.

Mais est-ce possible ? Nous l’avons fait, en utilisant une vraie plateforme d’interprétation à distance (pas un add-on sur Zoom…) – voici un résumé de nos expériences :

Interprétation à distance pour un Comité d’Entreprise Européen – entreprise du CAC 40

Participants : 19 délégués, 8 représentants de la direction, 6 personnes experts/intervenant extérieur/sténotypiste

Langues : Français + Anglais, Espagnol, Italien, Allemand, Roumain, Polonais = 12 interprètes

Mode décentralisé (chaque personne devant son ordinateur)

Le Comité d’Entreprise Européen est suivi par la même équipe d’interprètes-conseil depuis des années. Entreprise et délégués connaissent les interprètes et leur font confiance, les interprètes connaissent l’entreprise et ses enjeux. Les réunions se déroulent habituellement au siège de l’entreprise en région parisienne. En raison de l’épidémie de Covid-19, pour la première fois, une solution d’interprétation à distance est expérimentée. Ce projet est mené par la coordinatrice du CEE côté direction des ressources humaines, l’interprète-conseil et le fournisseur de la plateforme (expert interprétation/expert support technique), plateforme d’ailleurs conçue et développée en France par un binôme formé d’un interprète de conférence expérimenté et un ingénieur informatique.

Les premières réunions effectuées en mode à distance ou « remote » sont une réunion plénière de CEE précédée de sa préparatoire entre délégués.

Pour préparer ces journées de réunion, le prestataire et développeur français de la plateforme propose aux interprètes engagés pour cette mission une séance de prise en main de la console virtuelle « audiodesk » (avec une disponibilité illimitée de l’expert technique qui répond à toutes questions via tous les canaux, et qui règle des problèmes de paramétrage des postes). Il y a également la possibilité de se connecter à une session créée pour s’entraîner entre interprètes de la même cabine (langue) pour se familiariser avec l’outil.

Ensuite a lieu une réunion regroupant délégués et interprètes en amont de la plénière, pour une prise en main et familiarisation avec l’outil. Pendant cette session, les explications du support technique français sont traduites pour les délégués par les interprètes – permettant de tester immédiatement le fonctionnement correct de l’outil.

Une autre réunion (extraordinaire) est programmée d’urgence pour parler de la gestion de l’épidémie par la direction de l’entreprise, et c’est finalement lors de cette réunion qu’est expérimenté le dispositif pour la première fois en mode plénière avec la direction. Ensuite, quelques jours plus tard, ont lieu les réunions préparatoire et plénière.

Points positifs :

La réunion a bien lieu – pas de retard dans la procédure d’information-consultation pour les Instances Représentatives du Personnel, pas de perte de jours de travail pour les interprètes,
Les consignes sanitaires en vigueur dans les pays européens concernés sont respectées en fonction de la situation locale – de nombreuses personnes sont connectées depuis leur home office, mais aussi depuis leur lieu de travail habituel,
Tous les délégués peuvent participer, indépendamment des restrictions de déplacement en vigueur,
Le droit des délégués à une interprétation dans leur langue est respecté et, de ce fait,
La participation active des délégués n’est pas entravée,
Le travail de l’instance peut progresser malgré la situation de crise sanitaire grave.

Points de vigilance :

Aspects techniques : Une configuration technique minimale telle que recommandée par le prestataire (la plateforme d’interprétation à distance) doit être respectée pour garantir une bonne qualité audio des interventions de tout le monde, participants et interprètes,
Il faut prendre le temps de se familiariser avec l’outil en conditions réelles, prévoir donc du temps supplémentaire au début pour régler toute difficulté technique,
Le résultat final est excellent à condition de respecter les consignes du support technique,
Un résultat final excellent nécessite plus de rigueur en matière de gestion de la prise de parole, un « modérateur » qui distribue la parole est indispensable quand il s’agit d’une réunion avec de nombreux participants, notamment en mode audio seul,
En ce qui concerne l’interprétation, il faut savoir que ce mode de pratique est beaucoup plus difficile que l’interprétation en réunion présentielle avec contact visuel.

Les interprètes, outre l’activité d’interprétation en tant que telle, qui mobilise beaucoup de « mémoire vive » cérébrale, doivent décrypter l’intention de l’intervenant sans avoir accès à son langage non-verbal et doivent être vigilants à tout instant pour guetter les changements d’intervenant et d’éventuelles remarques spontanées. En outre, l’interprète en pause doit garder un œil attentif sur le « statut » de sa collègue en train de travailler pour pouvoir intervenir si nécessaire en cas de problème technique. Il faut donc impérativement veiller à garantir des pauses à intervalles réguliers pour toute l’assemblée, par exemple 10 minutes chaque heure.

Notre conclusion

La plateforme d’interprétation à distance est un moyen de garder le contact en situation complexe, rendant la rencontre physique difficile ou impossible. Son utilisation est intuitive, mais il faut prévoir un peu de temps de prise en main, notamment pour rassurer les personnes qui seraient un peu moins à l’aise avec l’outil informatique. Mais quand tout fonctionne, quel plaisir d’échanger de nouveau ! Le retour des participants dans le cas précis décrit plus haut était positif, mais tous se sont accordés sur une chose : Vivement qu’on se retrouve tous, délégués et interprètes, en vrai !